全国地方志第三次工作会议已部署开展新一轮的修志工作，许多地方正在续修新方志，上述七种体裁还是要使用。但是，续修志书和首届志书相比，记述内容发生了较大的变化，内容决定形式，在运用七种体裁时，相应地也要有些变化。因为续修新方志在全国来说，正处于起步阶段，所积累的体裁运用方面的经验不多，仅就了解到的少量续修志书情况和有关体裁的理论研究，结合我的看法，尝试着谈一谈。

一、述

述体是首届新方志的创新体裁。1985年，中国地方志指导小组发布《新编地方志工作暂行规定》的时候，只是说：“新方志的体裁，一般应有记、志、传、图、表、录等”，并没有“述”体。当时，中国地方志协会副会长董一博大声疾呼新方志应设概述，连写三篇论述概述编写的文章，加上志界人士积极响应，大胆实践，遂使概述的编写成为定例。所以，到1997年颁发正式《规定》的时候，就把述体也加进去了。述，包括全志前的概述(总述)和篇章(分志)前的无题序(又称“小概述”、“小序”、“无题引言”)。

概述，一名总述，二者有无区别呢?首届新方志大多数县志用概述之名，省市志用总述名的比较多。好像省市志内容繁多，就用“总述”，县志内容相对少一些，就用“概述”。实际不是这样。总述，顾名思义，是总括性记述，概述则是概括性记述，二者没有实质性的区别。县区志也可以用总述之名，武汉《新洲区志》是部续志，志首就用了“总述”之名。河南《扶沟县志》(续志)志首也是“总述”。所以，“总述”不是省市志的专利用品。如果各个分志前用了“概述”，为了区别，志首就要用“总述”。

有人把记述客观事物的志如“经济综述”也划入“述类”，这是只从名称上有个“述”字来看问题，是不正确的。“经济综述”虽有个“述”字，但它不是经济门类各志的概括和提炼，实际上是记述客观经济层次现象的志。宏观、中观、微观，不管哪个层次的事物都可以写志。有的地方已取名为“经济总志”、“经济综志”，就反映了对其性质是志的正确认识。所以，我们不要把记述宏观现象的志纳入“述类”。

述体的作用是概括叙述全志或篇章(分志)所记内容，理清社会或事物的历史发展脉络，点明地情、事业和事物的特点及发展规律、趋势，充任全书或整个篇章(分志)的纲领。续志运用述体，也要从其在全志或篇章中的功能、作用和特点出发，加强著述性，高屋建瓴地写出地情的事物、事业的发展轨迹、因果、规律和特点。这是编者可以让到前台来说话的机会，写法自然和各篇章节的宏观叙述有所不同，应更加灵活一些。

首届志书存在“层层设概述”的现象，即全志之首有“概述”(总述)，各篇(编、卷)前都有“小概述”，章节前一般还要有“无题引言”，理由是追求体例的规范统一。这样容易造成概述内容的重复。有的重要事情，在全志的概述中提到，在篇章的概述里还要提到，正文里更要记述，这只增加篇幅，而不添加任何资料价值，重复次数多了，人们反而生厌。有的志书为机械地凑成“无题序”里的文字，内容空洞。续志应改变这种机械的作用。续志所记事物时限较短，有些事物并不复杂，不加“无题序”也可以。

首届志书的概述(总述)以切块写的较多，如分成地理概貌、历史发展、革命斗争传统、建国后各业发展和现状总貌几块，也有些新颖的体式和写法，如围绕地情特点组织编写的“特点串连体”，《桂林市志》的《总述》，将桂林市情概括为《广西、桂东北的政治军事中心》、《具有光荣斗争历史的城邑》、《广西、桂东北的重要经济都市》、《中国历史文化名城》、《中国重点风景游览城市》等5个方面，分别予以概括叙述。围绕地方历史发展线索编写的“史纲体”，《淮阴市志》以“史略”代“总述”。提出治理地方方略、“指点江山”的“策论体”，如《阳城县志》的《综说》，揭示县情特点，评论优劣利弊，指陈经验教训，提出振兴之策，是一篇精彩的策论文。还有以图表照片配合文字记述的“概貌”(如浙江《青田县志》、《缙云县志》，河南《淅川县志》)。续志的概述(总述)应对首届志书概述的编写经验加以总结和吸收，仍应提倡写法上的百花齐放。安徽《濉溪县志续编》(已出版)的概述就采用了文字说明和统计图表、照片组合起来的“概貌”，将分设的概述与文前图照结合在一起，有一加一大于二的聚合效果。我指导我省的一部市志，也尝试用这种“概貌”的写法。但编写难度相对要大一些。

根据续志断限内的内容，考虑到与首届志书的衔接，续志的概述(总述)除要对断限内的社会发展进程和现状总貌进行概要叙述以外，还可以对上限前的历史进行梗概介绍，也可以简要地记述首届志书已记的建置、区划、自然环境等相对不变或变化不大的内容。

二、记

记这一体裁主要是指大事记，也包括专记、杂记等。首届志书的大事记，一般是用编年体来记，也有按纪事本末体写的，如湖北《枝江县志》的大事记，名为《大事记略》，从1866年到1985年的几百件事中精选出65件，每件冠以小标题，完整地记述事件的始末因果。还有实行大事记“双轨制”的，即在一部志书里，既有编年体的大事记，又有纪事本末体的“大事记略”。如江苏《宿迁市志》的大事记分为《大事年表》和《大事记略》两部分。前者按编年体记事，后者采用纪事本末体。纪事本末体这一部分所记大事5件：(一)、清末及民国时期土匪活动；(二)、小刀会活动；(三)、民国时期宿迁教育界爱国斗争；(四)、日军暴行；(五)、“文化大革命”运动。采取这种写法的还有山西《晋城市志》、《阳城县志》、安徽《岳西县志》、山东《文登市志》、《寿光县志》、四川《彭县志》、《郫县志》、黑龙江《杜尔伯特蒙古族自治县志》等。

续志可不可以采用大事记的“双轨制”呢?从道理上讲，地方上的大事，按其重要程度和影响的大小，可分为两类：一类是对全局起决定性作用，构成社会历史发展链条上的关键环节的大事，如改革开放的重大举措，体制上的重大变革，影响社会发展走向的重要历史事件等；一类是在某一领域、某一方面有重大意义、起重要作用，或虽然影响及于全域，但不属于社会发展链条上的关键环节的大事，如第一家民办学校的成立，这是当地教育史上的大事，应该记入大事记中，但毕竟不是牵动和影响全局、决定社会发展方向与前途的大事。如果对这两类分量、作用和影响都不同的大事，采用一样的编年体写法，用一样的笔墨去记，特别重大的事件就显得分量不够，始末不详，也显不出两类大事的孰轻孰重。而采用大事记的“双轨制”，则可以分别发挥编年体与纪事本末体之所长，关系全局的特别重大的典型事件得以详记始末因果，而其他大事又不遗漏。所以，续志仍然可以采用大事记的“双轨制”写法。四川《大邑县志续编》就采用了大事记“双轨制”，大事记的第一部分是《大事系年》，第二部分是《专题记述》。河南《商丘地区志》(续卷)的篇目也采用了“双轨制”，前有《要事记略》，之后是《大事年表》。《要事纪略》记八件事：(一)、江泽民总书记接见商丘领导，(二)朱镕基总理考察商丘纪实，(三)商丘二环路建设，(四)小麦“一优双高”开发，(五)小康建设，(六)减轻农民负担，(七)特别改革实验乡镇，(八)商丘地区撤地设市。河北《三河市志》则是《三河历史概况》与《大事记》并存。《三河历史概况》从新石器时代一直写到1984年即续志上限前一年。

大事记还有个置前置后的问题。首届新编地方志的大事记很多都是置于概述(总述)之后，各分志之前。也有置于志后的，如山西省的一些市县志——《吕梁地区志》、《晋城市志》、《平顺县志》、《闻喜县志》、《交城县志》等。浙江省的一些市县志和黑龙江《呼兰县志》等也是置后的。续志篇目中也有将大事记置后的，如武汉市《新洲区志》(1979～2000)篇目大纲，就将大事记置于书后。孙继胜、齐家璐在《中国地方志》2002年第4期上撰文《秦皇岛市县(区)续志基本篇目设计的思考》中说：“上届志书都设置了‘大事记’，放在‘概述’之后，续志设置‘大事年表’，放在志书最后。”也有人认为大事记应该放在前面，以起以经统纬的作用。实际上，置前置后只是一个学术性问题，不是原则性问题。这是由对大事记的功用有不同的认识决定的。如果认为大事记是全志之纲，要以经统纬，自然要放在前面；如果认为大事记是对大事、要事起检索作用的，不拟委以纲领重任，就会置后。大事记的内容和编写方法基本上没有什么变化，所以，不必拘泥于一种安排序例，置前置后都是可以的。笔者认为，续志的大事记以置后为好。续志所记时限较短，而且改革开放以来各地的历史进程大体一致，对“史纲”和“终线”的需求不是那么迫切，将大事记改为大事年表置后，提供事件的检索就可以了。有的志书不设大事记，后有“大事索引”，这也是可以一试的办法。

专记也是“记类”之一种。专记，是对在志书正文中，因难以归类而没有记述，或因受分志记述体裁或篇幅限制而未能充分记述的事物、事件的专门记载。这种专门记载在首届志书中已有。如上海《徐汇区志》第32篇《专记》，分5章，每章专题记载一件发生在区境内，含有历史标志性、代表性、典型性的大事，即《龙华风物》、《枫林桥纪事》、《日本侵略军暴行》、《肇嘉浜变迁》、《“文化大革命”纪事》。上海不少区、县志都写有专记。

有的没有叫“专记”名称，实际上也是专题记述。如山西《平顺县志》设《杂志》一卷，首章为《要记》，记述明嘉靖初年陈卿起义，杨献珍1940年在平顺作报告，毛泽东三次接见全国劳动模范李顺达，李顺达出访苏联，国家领导人薄一波、朱镕基、姜春云、李鹏、胡锦涛相继视察平顺，申纪兰参加1953年在丹麦哥本哈根召开的世界妇女大会等重要的、有影响的事件，这实际上也是专记。

续志要不要设专记，这个问题已纳入了中国地方志指导小组的研究视野，并有肯定的意见。中指组于2000年3月发出《关于做好<全国地方志理论工作研讨会>准备工作的通知》。《通知》的附件二是《关于续修地方志的几项规定》(讨论稿)。《规定》的第4条指出续修志书的内容大致为五个方面，其中第三个方面是“专题记述”。关于“专题记述”，《规定》的解释是：“对正文未能充分记述的一些重要问题所作的专门调查和专门报告”(见《中国地方志》2000年第2期)。在《中国地方志》和各省地方志刊物上的一些文章及全国续志篇目理论研讨会上提交的论文中都提出要有专记。因为有一些重要的和典型的事物，事件受归类或分志体裁、篇幅所限而不能记述或不能充分记述，而专记因不是章节的组成部分，可以不受限制地展开记述。续志所记事物时限内，改革大潮中和个性激扬的时代里，需突破体裁、篇幅限制的事物更多，所以，续志很有必要设“专记”。浙江《义乌市志》篇目(征求意见稿。首届修的是《义乌县志》)在一些编、章、节后面设了专记，其中有“国有土地有偿使用制度改革”、“义乌市与东阳市关于横锦水库水权买断协议”、“国家综合改革试点县(市)”、“小商品市场溯源”、“票证”、“浙江义乌经济开发区”、“专业村”、“电话市”、“东兰共产主义幸福大渠落马记”、“打假保名牌”、“义乌精神”、“陈望道翻译《共产党宣言》及参加党的‘一大筹备’”、“全国双拥模范城”、“义乌兵”、“日军暴行摄录”、“朱震亨滋阴学说及其流派”、“博大夫与转轮藏”等，共19个，反映了专记己受到重视的趋势。

杂记，亦是记类之一种。章学诚主张方志要设“丛谈”，他说：“此征材之所余也。古人书欲成家，非夸多而求尽也。然不博览，无以为约取也。既约取矣，博览所余，拦入则不伦，弃之则可惜，故附稗野说部之流，而作丛谈，犹经之别解，史之外传，子之外篇也。”(方志立三书议)章学诚所说“丛谈”，就是杂记。杂记还有多种名称，如杂志、志余、杂略、杂录、杂类、丛录、志逸、外记、琐记、余编、拾遗等。杂记的内容有奇闻轶事、稗官野史、谣歌俗谚、街谈巷议等，是难于归类又弃之可惜的资料。《苏州市志》第五十四卷为《杂记》，卷前小序说：“本卷主要收录苏州的遗闻轶事，内容包括地方掌故、名人轶事，以及有科学价值的和健康趣味的奇异珍闻，以期从各个侧面真实生动地记述苏州历史发展中的某些片断和细节，反映苏州古城丰富的文化内涵和独特风貌。其中有《辛亥革命重要文献<秋夜草疏图卷>》、《清初苏州的抗清斗争》、《苏州的太平天国王府》、《雷元上与六神丸》、《稻香村取名二说》等。云南《楚雄彝族自治州志》第三十七篇《杂记》有《史事珍补》、《史料拾遗》、《考辨》、《习俗》、《轶闻》等部分。《史事珍补》有《胡耀邦除夕访彝村》、《费孝通三访禄村》、《郭沫若楚雄留题》、《远征军司令长官部驻楚二三事》等34则。其他部分各有若干则。《晋城市志》第四十卷为《丛谭》。卷前序云：“异闻逸事，可供谭资；琐语佳话，亦助茗兴。稗官小说，考史者得为旁证；俚巷杂谈，议政者有所参听。辑子文史笔记，披览十数卷；搜诸志乘碑版，采撷百余则。或叙水土，或传人物，遗文古墨尚流香；或志掌故，或纪史事，字里行间多雅趣。寻章摘句，入眼无关名利；含英咀华，开卷有益身心。”该卷分上下篇，上卷主要记述诗话、文品、翰墨、政事、文人雅趣；下篇主要记述古迹、风物、义行、壮举、奇闻轶事。

杂记犹如正剧外的小品、报纸的副刊、刊物的补白。续志也应设杂记，记那些难以分类的杂项事物，如奇闻轶事、嘉言懿行、诗话杂谈等，以印证、补充、辅佐、深化各篇章的记述内容。有人认为志书登载奇闻轶事不够严肃，严肃与活泼应是矛盾对立的统一体。地方志是权威性的资料性著述，但也不能总是端着权威的架子，应允许有些轻松活泼的内容，“供谭资”、“助茗兴”亦是有益。

三、志

志，是地方志最主要的体裁，是记实地、实事、实物、实人、实情的，涵盖政治、经济、文化、社会生活等各个方面，要求采用记述体，据事直书，不加修饰与议论。不能写成史书、教科书、调查报告、新闻报道、议论文章和文学作品。但由于事物的普遍联系和交叉渗透，总不是纯而又纯的。志体也是这样。在基本上坚持志书体例和编写方法的前提下，也可以大胆借鉴、适当采用一些其他体裁，如画龙点睛式的议论。有的已不限于“画龙点睛”，而是直接采用分析性的写法，分析事物的特征、特点、因果、规律等。如广西容县是个侨乡，《容县志》第四篇《侨务》第一章《华侨·华人》，第一节《出国原因》，分析地写出华侨华人出国的原因。江苏《杨州市志》记述“扬州八怪”的画风创新，记述“杨州评话”的艺术风格等，也是这种分析性的写法。

地方志书崇尚朴实记事，把事物原原本本记述清楚即可，不用华美词藻。但是，在文物胜迹等个别分志中可以采用文学的描写笔法。如《桂林市志》卷二十二《山水志》第三章《秀水》第一节《漓江》充溢着文学的辞句：“漓江自桂林至阳溯83公里的河段，是岩溶地形发育典型、丰富和集中地带，秀水千曲，碧水荥回，如带似练，奇峰夹岸，叠翠耸秀，形态万千。水依山而转，时而水浅滩急，如奔腾万马，时而水流平缓，清澈如镜，倒影簇簇，两岸风光，奇石异洞，流泉飞瀑，村落田园，翠竹绿洲，山景、水景、洞景、石景，处处奇观，变幻旖旎，美不胜收。随着季节、阴晴、晨昏、昼夜的变化，漓江风景神韵各具。春妖而夏秀，秋媚而冬苍，晴朗之日，青山碧水，蓝天白云，明快如画，而细雨之时，烟蒙雾绕，如披轻纱，欲露还羞，几疑仙镜，‘漓江秋雨’最引人入胜。朝霞余晖，如披盛妆，绚丽多彩，月明之夜，群峰隐隐，月印江心，渔火江船，风轻竹吟，清景无限。”似散文诗般的语言，令人赏心悦目。

志书是不可以像教科书似地解说名词术语的。但对土特名产和富有地方特色的事物可以作解释说明。如贵州《正安县志》第十三篇第一章《农林产品》第五节《杜仲》写：“杜仲树别名思仲，落叶乔木，树木呈灰棕色，小枝淡褐色，叶互生，花单性，雌雄异株。树皮、枝叶、果皮折断均有银白色弹性丝相连，故俗称扯丝皮、丝棉皮、玉丝皮等。……药用杜仲是指杜仲树的干燥树皮。子可榨油，叶亦入药。杜仲性味苦，微温辛，具补肝肾。强筋骨，安胎之功效。主治高血压，头晕目眩，腰膝酸痛，肾虚尿频，妊娠胎漏，胎动不安等症，是国家名贵中药材四大管理品种之一。”因杜仲是正安县的名产，所以介绍详细些有必要。

续志在志体地把握上应比首届志书有更大的灵活性，在基本上保持志体文笔风格的基础上，可以借鉴采用其他文体体裁写法。

四、传

传，主要是人物传。人物传，是用来记载人物生平事迹的体裁。人物传是人物志的主体部分。人物传多是一人一传，另外还有合传、类传、附传等。按照传文字数的多少，人物传可分大传、中传和小传。有的志书把字数多的叫人物传，字数少的叫人物传略，没有必要做这样的区分，不管字数多少，都可以叫人物传。历来都主张“生不立传”，新方志也不应例外。中国地方志指导小组制定的《新编地方志工作暂行规定》和《关于地方志编纂工作的规定》，都明确提出编修新方志要坚持“生不立传”的原则。续修志书也要遵守这一原则。

但是，续志断限时间短，只一二十年，和首届志书相比，故去的重要的和知名的人物少，在改革开放和建设有中国特色社会主义事业中作出突出贡献仍然健在的人物多，这个实际情况也应考虑。可以采取以下几种方法记生人：(一)、以事系人。这种方法已被方志界普遍认可和采用。(二)在人物志里设“人物简介”。关于人物简介的设立，早在八十年代就有争论，是由四川《什邡县志》设了人物简介而引起的。反对者认为，设人物简介是变相为生人立传。王复兴先生在《续修方志要规范人物编的体裁》一文(载《广西地方志》2002年第2期)中说：“虽名为简介，但记载并不简略，其写法(全面写人物的事迹)、字数(篇幅较长)都与人物传无异，是碍手‘生不立传’的规定，用简介的称谓代替人物传”。而按照章学诚的看法，传分为两种：一种是“随举一事而为之传”，是“传经体”，这种传可不受“生不立传”的约束；一种是“包举一生而为之传”，是列传体，列传体必须遵守“生不立传”的原则。如果我们不是“包举一生而为之传”，只是记述人物某一两个方面的突出事迹，类同于“事略”，设人物简介是应当允许的。林衍经先生在《方志编纂系论》一书中说：“与人物传并立，可设人物简介，分别记载续志时段内的各方面代表人物(主要是改革家、实业家、优秀共产党员和优秀干部)，以及各条战线、各个方面对本地经济、文教卫生、科技等发展进步作了突出贡献的人物；港澳台同胞中对两岸统一、家乡建设关心和有贡献的人物。”河南省首届市、县志不少都设了人物简介，续志也坚持这种设法，我们不应斥之为生人立传。当然，我们也要防止像王复兴先生所说的那样，把人物简介写成人物传记。简介人物无须详写履历，也不要面面俱到地写人物事迹。记事要简，字数要少。(三)在有关分志中设章节专记先进、典型人物的事迹。如将模范教师、教育世家记入教育志，将名医记入卫生志，将著名作家、艺术家记入教育志，将著名运动员、教练员记入体育志等。《三河市志》(续志)在“粮棉油”章专设一节“种植大户”，记述了李旗庄镇东兴庄的黄永林和被三河市委、市政府授予“种粮大王”的杨庄镇杨庄陶德宪的事迹。在有关分志即篇章中设立章节记述人物，主要记与分志(篇章)内容相关的事迹，而不必去写一生的经历和与分志(篇章)内容不相关的事迹。如名医，主要记医术、医德、从医主要经历和贡献；艺术家，主要记艺德艺技和成果；运动员，主要记运动成绩和拼搏精神。(四)在正文后设“附”记人。如《三河市志》养殖章下分别附有“养牛大王李福成”、“养猪大王”宋志明、孙慧敏夫妇、“养鸡大王”杜道生、“养鱼大王”王振江、“种果大王”路明选、林果经营大户郭少仪、“养花大王”王松田等。

五、图

图包括地图、插图和照片。图照作为形象化、直观性的史料，配合文字记述，有增强志书可读性、美化志书的重要作用。首届志书在图照安排印刷上有些经验教训需要总结，需改进的有以下几点：

(一)图照的种类应多样化。地图按内容分类分为普通地图、专题地图。专题地图又可分为自然地理图(包括地质图、地貌图、土壤图、动植物分布图、水文图、气象图)，社会经济图(包括行政区划图、历史沿革图、人口分布图、资源分布图、方言分区图、学校分布图、名胜古迹分布图等，还有工程技术图。照片分黑白和彩色照片。

首届志书中黑龙江省《呼兰县志》用图较多，值得借鉴。地图共有36幅，如《团山子电性地质剖面图》、《地貌分布示意图》、《主要地表水系分布示意图》、《冰雹区分布示意图》，政区地图4幅，乡镇地图21幅，还有《主要水利建设设施分布示意图》、《1990年农业综合区划现状图》、《1990年交通线路示意图》、公园景点图等。此外，还有各种统计图19幅。综合气候图，只一张图，反映平均气温、相对湿度、日照时数、降水量4项内容，设计巧妙，充分利用了版面。有些志书图的种类单一，数量较少，特别是统计图用得少。续志应改变这种用图状况。统计图可有三维立体图、玫瑰图、波形图、辐射图、线条图、柱状图、曲线图、扇形图、对比图等。用各种统计图，可丰富图的表现力，表现事物的发展变化及比例关系。

(二)要采用高科技手段刊图。《关于地方志编纂工作的规定》第13条也指出“图表采用现代技术编制”，如用遥感卫星摄制彩色地貌图。

(三)图照要突出重点内容。首届有些志书楼堂馆所的照片用得多了些，如党委、政府、人大、政协办公楼等。续志应重点围绕改革开放和社会主义现代化建设来安排照片。

(四)要适当增加随文照片。首届志书文前彩照很多，黑白照片少，随文黑白照片更少。随文照片和文字结合比较紧密，史料性更强，而且随文照片安排灵活，印刷方便，造价也低，续志应更多地使用。

(五)入志照片除要求美观、清晰以外，最重要的是要有存史价值。入志照片，大批领导人参观、视察，从党中央到省市再到部委办厅局各级领导，一定要控制。否则容易形成胡乔木所批评的“宣传色彩”。如有一本县志，共有照片107幅，涉及人物及其姓名的有41幅，全县的县级领导及县直各主要单位一把手都上了照片。还有全县8个乡镇的书记、乡镇长一寸照片各1张。这倒像是一本领导的功德簿。在这方面，绍兴和大庆市的做法比较好。《绍兴市志》33页彩照，只选录了毛泽东、周恩来、刘少奇、邓小平、江泽民、李鹏等6位党中央领导人来绍兴视察的照片，省市及部分领导一概不上。大庆由于在全国有重要地位和影响，得到党和国家领导人的关怀，到大庆视察、参观的领导人有几十位，且都留下照片。这些照片在篇前插页上如何上，市志编委会反复研究，提出几个方案，一是副总理以上级别的，有四五十幅；二是上中共中央主席、总书记、中华人民共和国主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、军委主席、中顾委主任、中纪委主任这一级的，也有十几位。最后按省志办的终审意见，从党和国家领导人对大庆的生产建设和城市发展有重大决策和重要指示这方面考虑，只上了毛泽东、刘少奇、周恩来、邓小平四位党和国家领导人的照片。

六、表

表即表格，如人名表、职官表、沿革表、统计表等。表格最重要的是要完整。一般应由总表题、表目、表线、表文、表号和表注等要素组成。表题即表的名称。表目即表的栏目和项目。表线即表的框架结构。统计表格的划线两端不用封闭线。表文即表格内所要记载的内容。表号即表的顺序编号，有的以志书章序号为表的总号，再分表号，如第一章的第一张表为“表1—1”。也有的以卷(编、篇)的序号为总号，然后是章序号，最后是表号，如“表1—1—1”。表注即对表题、表目、表文的补充说明。表中不能有空格。对于缺少某项数据，不存在某项数据或免填的数据，应当进行技术处理，以便使表格保持完整，同时可避免使读者以为是漏填。当时不存在某项数据，应当用符号“一”将空格填满；当缺少或因数字很小在规定的保留小数位数内没有效数字时，用符号“……”填满；当某项数据虽然有，但为了某种需要免填时，用“X”号填满。此外，还有一些规范性的要求，如表格的长度应比例适当，一般为长方型；表格上下两端的端线应当用粗线绘制，表中其他线一律用细线绘制；表内上下各栏数字的位数要对齐，同类数字要保持有效的统一位数等。

人物表要注意和人名录的区别。表有栏目，如领导干部表，有姓名、性别、民族、生卒年份、籍贯、工作单位、职务等。高级知识分子表，有姓名、性别、民族、生卒年份、籍贯、工作单位、专业技术职务、学科专业、主要成果等。人名录，只记载人的姓名，如革命烈士英名录、还有劳动模范、先进个人名录等。

七、录

录主要指附录。附录补充、配合、深化正文的记述内容，与正文相辅相成。首届志书的附录形式还是多样化的，有诗词、碑铭、志序、公告、规章、文件，还有会议记录、宣言、领导批示、经验介绍文章、建议书、村规民约、书信、回忆录、游记、电讯、考证文章、策论文、启事、协议书、日记摘引、文献要目、论文摘要等。有的志书就某一个重要问题集中一批文献资料，如江西《宜丰县志》有《陶渊明始家宜丰史料辑存》，存目34条，摘自《太平寰宇记》、《江西通志》、《瑞州府志》、《秀溪陶氏族谱》、《定山陶氏宗谱》等。浙江《江山市志》存《国民政府军事委员会调查统计局有关江山的资料辑存》其(一)为《军统局中的江山人》其(二)为《军统局江山籍将级军官》。集中一批重要文献资料，可以强化某一方面的内容，使对问题的考鉴更加全面，也能给读者留下较为深刻的印象，还方便后人对这一问题的研究。续志应借鉴首届志书在附录运用上的经验。

首届志书的附录多把辑录的原始文献和编者用自己的语言撰写的杂记放在一起，统以“附录”名之，这在体裁上不大协调。续志应将附录和杂记、专记等分开设置。附录的位置，一般是放在各分志(篇、编、卷)之后。但有些和分志关系密切的内容，可以放在相关分志的篇章节之后。这样，所附资料和有关分志内容联系比较紧密，也方便读者阅读使用。续志应更多地运用“文后附”。为和全志之后的“附录”相区别，篇章节之后的附录可叫“附”。

在一些续志篇目中出现了“特载”这一体裁。如安徽省《县(市)志(XXXX～2005)篇目设想》就有“特载”。内容有“党代会报告”、“政府工作报告”、“人大常委会工作报告”、“政协常委会工作报告”、“纪律检查委员会工作报告”、“军区工作报告”、“领导讲话”、“国民经济和社会生活情况统计公报”。安徽《濉溪县志续编》就设有“特载”。该志的《凡例》第五条说：“特载辑录有价值的文件及反映濉溪两个文明建设的重要资料，不受时间段限限制。”该志的特载收录了县委书记陈美德在县委七届十一次全体(扩大)会议上的讲话、政府工作报告、《创建文明县城，树立文明新风——濉溪县创造文明县城工作情况纪实》、《立足根本，努力培养跨世纪的高素质人才——濉溪中学十年来实施素质教育纪实》、《金玉其外，名贵共中——安徽省濉溪县口子酒厂建厂之路》。河南《新野县志》(1986～1995)的“特载”有3项内容：一、领导视察；二、友好往来；三、新野县1985年主要经济指标统计公报。归纳这些“特载”的内容，大体上有专题文章、调查报告、工作报告、领导讲话、统计公报等。

续志设立“特载”，是借鉴了年鉴的框架设计。设特载可以纳入一些需完整记录的涉及全局的重要文献，或特别重要的典型材料。这些重要文献和典型材料，如果纳入正文或收入附录，显得分量不够，地位不显，有时因篇幅限制难以处理。以“特载”的形式收录，并且置于前面，不仅丰富了志书体裁和表现力，而且给这些重要文献、典型材料以显著位置，能够鲜明地体现时代特色与地方特点。特载按其性质来说，应属录之一种。按其字面含义来说，是特别需要加以记载或刊载的资料。特载所收一般应是原文照录的文献或署名文章、调查报告。如是编者所记，以“特记”为名比较准确。既然特载的性质属录，为什么不收入附录里?主要是显示这些资料的特殊价值及其对于全局的重要性及典型意义。需要注意的是，如果不是特别重要、特别典型和关乎全局，不要把应入正文和附录的内容收入特载。如《濉溪县志续编》中濉溪中学实施素质教育的材料似应放到教育卷中。

  索引和补白。

“索引”，又称“通检”、“备检”，也有据英文index译为“引得”的。索引是把一种或多种书刊里的具体内容，如主题、书名、篇名、人名、地名等摘录下来，加以编排，并注明出处，以便查阅。

地方志的内容涵盖面广，字数多，许多事物因其多属性而分别记载在不同部位，如广西名果龙眼，其资料分别于农业志(水果种植)、轻工志(食品加工)、外贸志(桂圆出口)、科技志(农作物品种资源搜集整理和评选、水果良种选育、水果高产栽培)、医药志(桂圆药用、保健品)以及农垦志、乡镇企业志、扶贫志、文学艺术志(诗词)等若干分志中。要了解同一事物的全貌以及查找方便，就非常需要索引这个工具。编制索引不仅是为了满足各类读者检索利用志书的需要，它还能挖掘和开发索引的潜在功能，增强志书的整体性、系统性。如龙眼资料在一些分志中都不完整，按索引看完全部资料后就呈现出完整的面貌。编制索引还能引导用户充分发掘志书信息资源的内在价值，使志书的信息增值。如绍兴市志办编制了单独一本索引(《绍兴市志》六卷本，其中一卷是《索引》)后，选择北京、上海、杭州、宁波四市与绍兴社会经济发展的关系作比较研究，从索引中地名出现次数入手，分析索引的统计数据，发现上海地名在索引卷中出现的频率高达400多次，比北京、杭州、宁波等市地名出现的次数多得多。据索引提示的这一信息，查阅志书相关内容，加之统计学分析，得出结论：绍兴的社会经济发展和人才流动都与上海密切相关，尽管杭州占省府之优，宁波占地理之势，但都不能与上海相比。鉴与此，市志办向市政府呈送报告，建议绍兴经济发展与上海浦东接轨。市政府对报告中援引志书索引提供的信息和志书提供的资料进行充分论证，认为报告具有科学性、严密性和完整性，从而确定了与上海浦东接轨发展绍兴经济的战略决策。

首届志书编制索引的比较少，约占已出书的百分之几。续志应全部都编制索引。

索引分基本必备型和深入提高型两种。基本必备型如地名索引、人名索引、图照索引、表格索引、机关团体单位名称索引、著述文献索引、目与子目索引等。深入提高型，主要是主题索引。主题索引，是从志书内容的主题属性出发，通过提炼志书中有价值的资料，用一个主题词(关键词)按一定规律编排而成。索引的形式，可编一书索引，以独立成书的一本志书为单位编制索引；群书索引，如《广西通志》88部专志合编一本索引，单独出版。《武汉市志》28卷，合编一本索引，分上下两册，独立成书。还可以编市(含辖县)志书索引。将首届志书与续修志书合编一索引也很好。河南《商丘地区志》(续卷)就是编这种索引。续志的索引把前一部的也编进去，可弥补首届志书没有索引的遗憾。

 (作者单位：黑龙江省地方志办公室)